Hemos dedicado una serie de blogs al tema de Gestión de Proyectos y se llegó la hora de cerrar ese tema. Así que haremos un breve resumen resaltando lo más importante de lo que hemos visto. Si tu empresa o tu trabajo se mueven en el mundo de los Proyectos, en verdad te recomendamos que leas en detalle los blogs anteriores y te pongas en contacto con un profesional de la Gestión de Proyectos. No importa lo especial que sea tu situación, te aseguro que alguien ya vivió algo similar y sigue vivo para contarlo. No te desgastes tratando de inventar soluciones que ya existen. Es mucho mejor para todos compartir experiencias. Lo que tu estás viviendo y pensando puede darle luz a alguien y viceversa. Y esa es la lección mas grande de mis 30 años en proyectos: ¡Aprender a Compartir! Compartir TODO: Problemas, Recursos, Soluciones, Ideas, en fin, todo. Si, solos podremos lograr algunas cosas, pero compartiendo podremos lograr muchas mas y mucho mejores cosas.
Vimos que la característica fundamental de los proyectos es que lo QUE NO SABEMOS QUE VA A PASAR suele superar todo lo que pensamos que puede pasar. Y a esto le llamamos INCERTIDUMBRE. La Incertidumbre es el caldo de cultivo de nuestros proyectos. De ahí nacen, ahí toman forma y de ahí emergen victoriosos. La Incertidumbre no es mala suerte, ni es el destino jugándonos una mala pasada. La Incertidumbre es tan real como el COVID-19 y nos ha sometido a peores condiciones y por mas tiempo que este bicho. Y si queremos tener éxito en el mundo de los proyectos mas nos vale aprender a enfrentarla y vencerla.
Vimos también que todo proyecto es delimitado o definido por tres variables principales: La Fecha de Entrega, el Contenido Prometido y el Presupuesto Disponible. Estas tres variables conforman lo que denominamos ¨el Triángulo de las Bermudas¨, haciendo referencia a la zona geográfica del planeta en la que misteriosamente han desaparecido muchos barcos y aviones. Y le llamamos así porque en medio de este triángulo se han perdido muchos proyectos. El jaloneo al que estas tres variables someten a los recursos disponibles, termina ejerciendo en muchos casos, una fuerza destructora que daría envidia al mas pintado de los hoyos negros del espacio sideral. Y aquí volvemos al punto de Aprender a Compartir. La única fuerza que nos ha demostrado ser invencible consistentemente ante el poder destructivo del Triángulo de las Bermudas es la disposición a compartir: información, tiempo, presupuesto, etc.
Presentamos la solución del Buffer de Proyecto como un mecanismo probado para aprovechar adecuadamente las protecciones que ya han sido incluidas en los estimados de cada tarea de nuestros proyectos. El Buffer de Proyecto se basa en la idea de que juntos tenemos mayores probabilidades de éxito que separados. No se trata de evidenciar las protecciones o colchones incluidos para generar ahorros o reducir tiempos. Se trata de hacerlos visibles para poder administrarlos y compartirlos (Y ahí esta de nuevo esa palabrita: COMPARTIR )
Y finalmente vimos que la vida para todos los involucrados en un proyecto es mas llevadera si adoptamos los siguientes principios:
1.- Empezar nuestras tareas lo más rápido que podamos. Sin importar la fecha de entrega estimada.
2.- Solo iniciar nuevas tareas cuando terminemos las que ya empezamos.
3.- Reportar avances frecuentemente y de manera honesta informando los recursos/el tiempo que aún requerimos para finalizar nuestra tarea (NO el porcentaje estimado de avance)
4.- Compartimos TODO. Tomamos conciencia de que el proyecto no es la suma de tareas individuales, sino un esfuerzo en conjunto.
Ninguna de estas medidas evitará que Murphy haga de las suyas en su proyecto. No hemos encontrado aún una metodología confiable para predecir con total precisión el futuro. Y mientras no lo hagamos, las sorpresas seguirán siendo parte inevitable de nuestros proyectos. Lo que si podemos asegurarle es que lo que hemos compartido en estos blogs representan las mejores herramientas para hacer frente a la Incertidumbre que hemos encontrado en nuestros 30 años de experiencia.
Ahora todo lo que nos resta es desearle la mejor de las suertes en sus proyectos y decirle que aquí estaremos siempre que necesite rebotar o expresar alguna idea o problema. Robando las profundas palabras de aliento de Yoda: ¨que la Fuerza esté con ustedes¨
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