Fever Chart

Llegó el momento de platicar sobre uno de los elementos avanzados en la Gestión de Proyectos bajo TOC: La Gráfica del Estado de Salud (Fever Chart) de nuestro proyecto.

Aunque fue diseñada tratando de simplificar la vida de los líderes de proyecto, debo confesar que a mi nunca se me ha hecho nada simple. Así que la explicaré con suficiente calma para no terminar hecho bolas yo mismo.

Lo primero es dejar muy claro que esta herramienta asume que tenemos un Buffer ¨oficial¨ para nuestro proyecto y que el estado de salud, o en otras palabras, la velocidad de consumo, de este buffer es un buen reflejo del estado de salud de nuestro proyecto. Se supone que el Buffer debe protegernos a lo largo de todo el proyecto. Así que si lo consumimos mucho más rápido de lo que avanzamos con las tareas del proyecto, en las etapas finales no tendremos protección alguna, por lo que podemos considerar que nuestro proyecto está ¨enfermo¨.

El símil con la temperatura de nuestro cuerpo es válido porque aún antes de que se presenten síntomas claros de alguna enfermedad, la temperatura de nuestro cuerpo nos ¨avisa¨ que algo anormal esta ocurriendo. Nuestro cuerpo se esta preparando para entrar en batalla. Este es precisamente el objetivo de este diagrama: darnos aviso de que algo anormal esta ocurriendo con nuestro proyecto ANTES de que surjan los problemas por todos lados.

Bien, expliquémoslo: este es un diagrama cartesiano en el que iremos graficando puntos utilizando como coordenadas la Fecha del reporte y el Porcentaje de consumo del Buffer del Pyoyecto. ¡listo! ¡ya está explicado! ... ¿verdad que así no lo vamos a poder aplicar? ... bueno, ahora lo explicaré como yo necesito que me expliquen:

En su base (el eje de las ¨x¨) tenemos un calendario mostrando en el extremo izquierdo la fecha de inicio del proyecto, y en el extremo derecho la fecha estimada de terminación del proyecto. Es importante establecer que la fecha de terminación de este diagrama es la fecha en la que comprometimos la entrega del servicio o producto motivo de nuestro proyecto. Esta fecha DEBE incluir el Buffer del Proyecto.

En el sentido vertical (el eje de las ¨y¨) tenemos una escala que va del 0 al 100. Y esta escala representa el posible consumo del Buffer del Proyecto como un porcentaje de su duración inicial. Si originalmente el Buffer del Proyecto es de 10 días, y por diversos atrasos llevamos consumidos 3 días. 3/10 = .3 = 30%.

Note que si no llevamos ningún atraso, el consumo será de 0 días, por lo que tendremos un consumo de 0%. Lo cual está marcado en color verde a todo lo largo del diagrama. Verde = ¨vamos bien¨. No importa la fecha de reporte, en cualquier momento que nos reporten 0 consumo del Buffer del Proyecto podemos estar tranquilos de que nuestro proyecto va por buen camino.

Por el otro lado, si el consumo es del 100%, esto nos llevará a la parte mas alta del diagrama, la cual esta marcada con color rojo. ¡Estamos en serios problemas! Esto quiere decir que ya no tenemos protección del Buffer de Proyecto. Esta situación solo podremos afrontarla si nos encontramos al final del proyecto.

De esta manera iremos reportando el estado del buffer (eje ¨y¨) a lo largo de la duración del proyecto (eje ¨x¨).

Los colores: verde, amarillo y rojo delimitan zonas y pueden ser interpretadas como un semáforo de salud:

zona verde = vamos bien, ¡adelante!

zona amarilla = precaución, ¡atentos!

zona roja = peligro, ¡acción!

De esta suerte, sabremos qué acción tomar dependiendo del lugar en donde dibujemos el punto del reporte de avance. Por ejemplo: Observe el siguiente reporte de avance:

Este es el primer reporte de avance de este proyecto. Vamos en el día 5 y se ha consumido 30% del Buffer del Proyecto. Lo graficamos y ... cae en la zona amarilla ... = precaución, ¡atentos! ... Como líder del proyecto solo me mantendré atento al siguiente reporte, por el momento no debo aún entrar en acción.

Este diagrama me encanta porque como líderes nos indica cuando debemos hacer lo más difícil de este mundo para nosotros: ¡NO HACER NADA!